第１９回目 「AIにクレーム対応メールの文案を考えてもらう」と会話をしてみよう
今回は「AIにクレーム対応メールの文案を考えてもらう」って投げてみた。
返ってきた答えがこれ。
【GPTの作ってくれた記事】第19回｜AIにクレーム対応メールを考えてもらう！冷静・誠実・失礼のない文を一瞬で
こんにちは！AI初心者向けブログ、第19回は「クレーム対応メールの文案をChatGPTに考えてもらう」です。
クレーム対応は、気を使うし緊張する…。
でもChatGPTなら、相手に誠意が伝わる文を冷静に考えてくれます。
💡 クレーム対応で大切なポイント
- 感情的にならない
- 相手の不快感に対する共感やお詫びを伝える
- 事実・対応策を冷静にわかりやすく伝える
- 二次トラブルを避けるため、言葉選びに配慮！
これを毎回ゼロから考えるのは大変…
→ ChatGPTが型に沿った誠実な文案を作ってくれます。
🧪 実例：配送ミスのお詫びメール文をAIに頼んでみた
💬プロンプト：
「お客様から『商品が違うものだった』というクレームが来ました。お詫びと、再送対応について説明するメール文を考えてください」
🔽 ChatGPTの答え（一例）：
件名：商品誤送に関するお詫びと対応のご案内
○○様 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、ご注文いただいた商品と異なる品が届いた件につきまして、
多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 至急、正しい商品を再送させていただきます。
誤送品につきましては、追って返送方法をご案内いたします。 今後はこのようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 敬具
✔️丁寧 ✔️落ち着いてる ✔️使える文面！
🎯 状況別のプロンプト例
✨ ChatGPTならではの強み
- 冷静さを保った文面を、感情に左右されず作れる
- 表現を「もっとやわらかく」「もっとビジネスライクに」と簡単に調整可能
- 件名・本文・署名までまるごとひな形に
📌 注意点
- 「自社ルール」や「お客様の特性」はAIが知らないので、最終チェックは必須
- 法的責任や補償内容は、担当部門に確認してから反映すること！
- 一文が長くなる傾向があるので、読みやすく区切る工夫も忘れずに
📝 まとめ
- ChatGPTはクレーム対応メール文の作成にも強い味方
- 丁寧・冷静・誠実な言葉で、誤解や怒りを抑える効果あり
- 状況を説明するだけで、すぐに文案が出てくる
- 最後のチェック＆調整は自分でしっかり！
次回は…
👉【第20回｜AIにSNS投稿文を作ってもらう】
短く・目を引く・フォロワーが共感する――そんなSNS投稿もAIにおまかせ！
※今回の感想（ここは私が記載ｗ）
クレーム対応ってお客様の感情もあるし、自分も重たい気分で考えるので冷静な判断ができない場合もあるかもですね。
状況に合わせてAIが作ってくれたものを自分なりに調整するといいかもですね。ただし、やはりお客様向けなので一度法務や上司にチェックしてもらうこと大事なので忘れずに。
まだまだ続けてみますね。
▼noteで先行で掲載していますのでこちらもどうぞ。
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